复印机在以下几种情况下需要进行全面的维护保养：
使用达到一定时间或份数：
一般而言，复印机使用1 - 2个月后，由于光学系统、成像系统及定影系统的污脏及老化，复印件可能会变得脏黑有底灰，甚至出现全白等现象，此时就需要进行维护保养，使复印机正常使用并减少故障率。当复印机的复印份数达到1000 - 2000份时，应对复印机中易污染的部件，如感光鼓刮板、电极丝、屏蔽罩、镜头、反射镜、搓纸轮、输纸棍、稿台玻璃等进行清洁保养。
副本质量明显下降：如果复印出的文件出现字迹模糊、底灰加重、有黑色斑点、污迹等问题，很可能是复印机内部的光学系统、机械系统等部件有灰尘、杂物或零件磨损，此时需要对复印机进行全面检查和清洁保养，以保证复印质量。
出现卡纸等故障：频繁出现卡纸现象，可能是复印机内部有异物、部件老化或磨损等原因导致。比如分离爪磨损、纸道传感器故障、对位辊磨损、进纸导轨橡胶轮老化等问题都可能引起卡纸。这时需要对复印机进行全面检查和维护，清除异物，更换磨损部件。
长时间未使用：复印机长时间不使用时，内部的电子元件可能会受潮，机械部件也可能会出现生锈、老化等情况。
再次使用前，应进行全面检查和维护，如清洁内部灰尘、检查电子元件是否正常、对机械部件进行润滑等。环境因素影响：
如果复印机所处的环境灰尘较大、湿度较高或有温度变化，会对复印机的部件造成损害。例如，灰尘会吸附在光学系统和机械系统上，影响复印质量；湿度过高可能导致部件生锈；温度变化可能使一些部件变形。在这种情况下，需要对复印机进行全面清洁和检查，必要时进行维护保养。
定期保养计划：按照厂家建议或制定的定期保养计划，在特定的时间节点（如每月、每季度、每年）对复印机进行全面维护保养。例如每月检查传动系统、清洁光学系统、检查电源线；每年对复印机进行全面检查和清洁内部和外部、更换磨损部件等。
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